内蒙古财经大学财务报销票据分类、整理、粘贴及票据审核要点

【发布时间】2014-04-25

 

一、票据的分类、整理

票据经审核合格后,须按照如下顺序对票据进行分类、整理:(1)去掉票据中的订书针、大头针、回形针等金属物品;(2)根据经费来源对票据进行分类;(3)同一经费来源的,根据票据内容进行分类;为便于财务人员审核,尽量将内容相同、金额相同的票据放在一起。

经过如上分类整理后,对经费来源相同的票据,按照下列方法进行归集:

1)出差过程中发生的各种费用(包括火车票、飞机票、长途汽车票、订票费、退票费、住宿费、会务费等),归集到“差旅费”

2)举办会议发生的各种费用(包括场租费、印刷费、资料费等),归集到“会议费”

3)在学生迎新活动、就业分配、思想政治教育、招生活动、文体活动中发生的各种费用按照发生经济业务的发票分门别类归集。

4)日常办公购买复印纸、文具、电话机、U盘、锁、文件夹、笔、电池等,归集到“办公用品”。

5)期刊杂志(不确认为固定资产的图书)、资料费,归集到“资料费”

6)邮寄、快递费,归集到“邮寄费”。

7)宣传费、鲜花、海报、横幅、展板、彩扩费、制作费,归集到“宣传费”。

8)市内出租车票归集到“其他交通费”

9)燃油费、过路过桥费及停车费归集到“交通费”,同时在交通费明细中注明各项费用金额。

10)机器设备(不包括车辆等交通工具)日常的维护费、保养费、修理费,归集到“维修费”。

11)其他票据,按照票据内容如实反映

二、票据的粘贴

单张票据报销,可以不使用粘贴单;多张票据报销,必须使用粘贴单。

粘贴单样式如下

票据粘贴基本要求:

1)将分类、整理好的票据,由上向下、由右向左,一层层平均粘贴在粘贴单上,上下左右不得超出粘贴单,多出的部分折叠起来。

2)票据一定要根据经费来源、票据内容分类粘贴,不得将不同经费来源或不同内容的票据粘到同一张粘贴单。

3)一张粘贴单的票据不宜过多,如果同一类票据较多,可使用多张粘贴单。

4)每张票据均应直接粘贴在粘贴单上,而不能粘在票据上,以免日后全部脱落丢失,或覆盖票据内容。 

5)票据粘贴完毕,财务经办人员须汇总票据金额,并在粘贴单上注明票据内容、票据张数、合计金额。

6)粘贴单的填写须使用钢笔、碳素笔等填写,不得使用铅笔、红笔、圆珠笔填写。

7)最后,根据粘贴单填写相关财务单据(差旅费报销,须填写“差旅费报销单”;其他票据报销,填写“报销单”),再将粘贴单粘贴到财务报销单的后面,报销单的备注栏中应按发票内容汇总并注明各项明细金额。如:办公费:XX元;邮寄费:XX元;出租车费:XX元等。

报销单、差旅费报销单可从财务处领取。

不符合规定要求的报销单据,财务人员有权退回,要求经办人重新分类、整理、粘贴。

三、一次完整的票据分类、整理、粘贴程序

1.将所有票据找出。

2.将票据分类、整理(先根据经费来源分类,再根据票据内容进行分类,并尽量将内容相同、金额相同的票据放在一起)。

3.取一张空白的粘贴单,与报销单大小一致的纸张即可。

4.从粘贴单的右上角开始粘贴票据,从上到下,从右向左粘贴,直到把整个粘贴单贴满。

5.汇总票据金额,并在粘贴单上注明票据内容、票据张数、合计金额。

6.开始粘贴第二张粘贴单,直至所有票据粘贴完毕。

7.根据粘贴单,汇总填写报销单。

部门负责人审批各类报销单时,一定要签批“经费支出项目”。

四、财务报销审核要点

部门报账经办人员负责财务报销票据的初次审核,票据审核要点:

1.票据的真实性,即财务报销的票据必须是用于本部门开展教学、科研、教辅、行政、后勤等活动所发生的支出,不得报销用于个人娱乐消费的票据(如康体、娱乐、健身等票据)、个人日常生活的票据(如购买眼镜、手机、服装、化妆品、床上用品、药等)。

2.票据的合法性,即票据本身是合法票据、票据取得程序是合法的。不得开具虚假发票,套取学校资金。

3.票据的合规性,即财务票据符合票据开具的基本要求。

4.财务报销手续的完备性,即部门经办人员到财务处报销前,需根据学校财务报销相关规定,严格审核各项财务报销手续是否完备(如是否注明经费类型、经办人、实物验收人及部门财务审批“一支笔”是否签字等)。

财务经办人员票据审核中,发现不合格的票据,要坚决剔除;手续不全的票据,补全手续后再办理报销手续。对于不合格的票据或手续不全的票据,财务人员有权不予受理。

 

                                       财务处

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